Os contratos de prestação de serviços com seus terceirizados deverão ser analisados e os prestadores de serviço alocados ou não nas suas dependências também deverão estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A Executiva Outsourcing explica, neste artigo, como se orientar para garantir adequação à LGPD no dia a dia da sua relação com os fornecedores. Para compreender sua responsabilidade no processo de adequação de todos os agentes que operam na sua cadeia de produção, é preciso entender como a LGPD entende a delimitação de responsabilidades. Há, na lei, a expressa previsão de responsabilidade tanto do controlador como do operador de dados pessoais. Ou seja, qualquer falha passível de penalidade ou multa será de responsabilidade compartilhada entre seu negócio e o fornecedor. Sendo você o controlador dos dados, é preciso se preparar para que essas responsabilidades sejam sempre direcionadas a você, mesmo que a falha ocorra na operação de dados executada pela empresa contratada. Diálogos e comunicações entre tomadores e fornecedores Cada detalhe da sua operação merece o importante cuidado com a adequação à LGPD. As comunicações cotidianas são também fonte de riscos. A troca de informações entre os colaboradores, bem como o compartilhamento de informações nas redes sociais. Grupos de WhatsApp e fóruns de debate internos, muitas vezes desenvolvidos em sistema de intranet, incluindo ações de divulgação de dados em murais dentro da empresa. Tudo deverá estar adequado à LGPD. A proteção não se restringe aos dados digitais A Executiva Outsourcing investe na máxima qualificação das pessoas do #TeamExecutivaOutsourcing desde o início dos debates sobre a nova Lei. Neste período, observamos o quanto temos a avançar na informação de toda a sociedade sobre os parâmetros da LGPD. Um dos enganos mais comuns é acreditarem que a lei protege apenas os dados digitais, e isso pode comprometer e muito sua segurança na relação diária com os fornecedores. A LGPD distingue dados de documentos digitais dos dados de documentos físicos. Neste ponto, retomamos o artigo 1º da LGPD para sua compreensão: “Esta Lei dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.” Acesse aqui a íntegra da LGPD. Fluxos de Trabalho: transparência e capacitação Existe a cultura da auditoria permanente na sua empresa? Pois muito pode ser resolvido por meio dela. A análise dos fluxos de trabalho eficaz é um sistema complexo de ações: mapeamento das atividades e dos responsáveis pela gestão das etapas, análise de todos os documentos e dados que compõem , conscientização de todos os colaboradores envolvidos (próprios e terceiros), engajamento de todas as áreas da empresa, identificação de dados que necessitem de consentimento de empregado. Este último item é de total relevância. Sua empresa precisa estar resguardada para eventuais questionamentos por parte dos fornecedores e colaboradores terceiros sobre o tratamento dos dados dos terceiros na sua empresa. Seja colaborador interno ou terceirizado, o titular dos dados poderá solicitar a transparência com o uso de dados pessoais durante e depois do encerramento de um contrato. Em caso de rescisão do contrato, seu negócio fica com a responsabilidade de analisar quais dados pessoais devem ser eliminados da operação de armazenamento e tratamento e quais devem ser mantidos para atender às demandas de fiscalizações. Gestão de Terceiros com adequação à LGPD Desenvolver e implementar políticas e sistemas de governança em proteção de dados é algo complexo e passa por inúmeros detalhes: treinar colaboradores; revisar e adequar contratos com colaboradores, fornecedores e clientes; revisar e adequar todo o sistema de contratação tanto na Gestão de Pessoas como na Gestão de Compras; estabelecer maturidade para guarda de documentos (digitais e físicos); adotar auditoria permanente para contemplar a LGPD na adequação dos fornecedores. É fundamental que sua relação com fornecedores seja fonte de melhor performance e resultado, não de mais riscos de passivos A Executiva Outsourcing criou o SG3, sistema próprio de gestão permanente de todas as obrigações legais que envolvem a terceirização. Com nossa tecnologia, seu negócio ganha comunicação de dados criptografada do início ao fim. E o que torna nossa solução ainda mais segura é a hospedagem. O SG3 é 100% em nuvem, dispensando instalações físicas para executar todas as suas funcionalidades. Todos os serviços e dados são armazenados em ambiente cloud Amazon, garantindo conformidade com todos os órgãos normativos do mundo. Para conferir todas as funcionalidades, confira o vídeo:

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