Termos de Uso do SG3 – Modelo BPO

Este documento tem por objetivo garantir que você, usuário responsável pela inserção e gestão de documentos no SG3, esteja ciente do processo de Gestão de Terceiros contratado por seu cliente e executado pela Executiva Inteligência em Terceiros.

Importante: O conteúdo deste documento aplica-se ao SG3 contratado na modalidade BPO (Business Process Outsourcing), em que a Executiva Inteligência em Terceiros realiza, além da disponibilização do sistema, atividades operacionais relacionadas à gestão e auditoria dos documentos e dados tratados na plataforma.

Em contratações realizadas na modalidade SaaS (Software as a Service), nas quais o cliente utiliza o SG3 apenas como ferramenta tecnológica e executa internamente seus próprios processos de auditoria e gestão documental, aplicam-se condições específicas. Nesses casos, consulte a documentação correspondente ao SG3 SaaS em nosso portal de privacidade.

Este termo se aplica aos responsáveis pelo envio e gestão de documentos no sistema, incluindo fornecedores e usuários designados pelo cliente para gestão de seus colaboradores.

O SG3 (Sistema de Gestão de Terceiros) é um sistema baseado na web, pelo qual são recebidos, armazenados e auditados documentos de empresas e de colaboradores vinculados ao cliente que contratou a Executiva.

O sistema tem como objetivo assegurar a saúde financeira dos fornecedores, o cumprimento de requisitos legais e a proteção dos direitos trabalhistas, bem como garantir a saúde e segurança dos colaboradores, sejam eles terceiros ou próprios dos clientes.

O responsável pela gestão e envio de documentos no SG3 deverá fornecer cópias em PDF dos documentos que serão automaticamente solicitados pelo sistema.

Os documentos solicitados variam de acordo com o definido pelo cliente, com a periodicidade e natureza dos serviços prestados e com a atividade a ser desempenhada pelo colaborador a ser gerido no sistema.

Por exemplo: para colaboradores que realizem trabalhos em altura, poderão ser solicitados documentos que comprovem sua capacitação técnica.

Dependendo da cobertura do documento, ele poderá ser solicitado de forma mensal ou conforme periodicidade definida pelo cliente.

Os documentos devem ser enviados de forma íntegra, sem alterações que comprometam sua validade como evidência.

Todos os documentos solicitados pelo sistema possuem finalidade específica e estão relacionados a finalidades legítimas definidas pelo cliente, no âmbito de suas obrigações legais, regulatórias e contratuais, bem como outras necessidades de gestão, conformidade, segurança e proteção dos colaboradores, conforme as bases legais aplicáveis.

Todos os documentos solicitados pelo sistema possuem finalidade específica. Abaixo, alguns exemplos de embasamentos legais e regulatórios frequentemente aplicáveis, sem prejuízo de outras finalidades legítimas definidas pelo cliente, conforme o contexto da contratação:

Outros documentos poderão ser solicitados com base em necessidades específicas do cliente, incluindo requisitos contratuais, políticas internas, práticas de governança e medidas adicionais de segurança, desde que fundamentados em bases legais aplicáveis.

A Executiva Inteligência em Terceiros atua exclusivamente como operadora de dados pessoais, no âmbito de contrato firmado com o cliente (Controlador), não possuindo relação contratual direta com fornecedores deste.

Dessa forma, eventuais instrumentos como NDA ou DPA devem ser formalizados com o cliente contratante, responsável pelas decisões de tratamento e pelo relacionamento com seus fornecedores.

O acesso ao SG3 é pessoal, individual e intransferível, sendo vedado o compartilhamento de credenciais de acesso sob qualquer circunstância.

Todas as ações realizadas no sistema são registradas e vinculadas ao usuário responsável, podendo ser utilizadas para fins de auditoria, rastreabilidade e responsabilização.

O usuário deve manter suas credenciais em sigilo, não devendo compartilhá-las, expô-las publicamente ou permitir seu uso por terceiros.

O SG3 pode exigir autenticação multifator (MFA), conforme configuração definida pelo cliente e/ou pela Executiva.

Devem ser observados requisitos mínimos de segurança para criação e manutenção de senhas, incluindo critérios de complexidade, atualização periódica e não reutilização, quando aplicável.

O responsável pelo envio de documentos é responsável pela veracidade, integridade e atualização das informações inseridas no sistema.

Deverá postar exclusivamente os documentos solicitados, referentes aos períodos e colaboradores indicados, evitando o envio de documentos desnecessários ou que contenham dados pessoais indevidos.

Não devem ser enviados documentos que contenham dados pessoais de colaboradores que não estejam ou não estiveram vinculados ao cliente no período correspondente. Caso seja verificado dados pessoais excessivos em relação ao solicitado, o documento será reprovado por esse motivo, e o documento será excluído após período pré-determinado.

Também é responsabilidade do usuário responsável pelo envio e gestão de documentos manter atualizadas as movimentações dos colaboradores vinculados ao sistema (admissão, demissão, férias, afastamento, entre outros), quando aplicável.

Você pode consultar a Política de Privacidade do SG3 no seguinte endereço:

https://www.executiva.com.br/politica-de-privacidade-sg3/

Em caso de dúvidas, entre em contato pelo e-mail:

lgpd@executiva.com.br