A capacidade de abertura para o diálogo, a colaboração estratégica e a inovação são capazes de transformar desafios operacionais das organizações em verdadeiras histórias de sucesso.

Prova disso é a parceria na área de Gestão de Terceiros entre a Executiva Outsourcing e a Berry Global, multinacional americana que é líder mundial em design e engenharia de produtos plásticos, com fábricas no Brasil em Pouso Alegre (MG), São José dos Pinhais (PR) e Jundiaí (SP).

Iniciada em 2019 e aprofundada a partir de 2021, essa aliança começou em um momento de transição crítica para a Berry Global, que buscava aprimorar sua Gestão de Terceiros devido ao atendimento insatisfatório da prestadora de serviços anterior.

“Cheguei na Berry Global em dezembro de 2019, nesse processo de transição. A partir de então, passamos a implementar o SG3 em nível nacional, principalmente em São José dos Pinhais e Pouso Alegre”, relembra o Gerente de EHS da companhia, Samuel Martins. 

Dificuldades iniciais

De acordo com o executivo, no início, houve algumas dificuldades de alinhamento de parte da própria empresa, uma vez que o contrato foi negociado em São José dos Pinhais e a companhia só conseguiu identificar que o sistema havia mudado quando o anterior parou de funcionar na portaria. “No começo foi muito na dor, porque os fornecedores precisavam entrar na empresa e nós ainda estávamos tentando entender o sistema em razão dessa transição”, explica.

Contudo, os desafios iniciais de alinhamento e compreensão do novo sistema não desencorajaram as equipes. Pelo contrário, incentivaram um compromisso mais profundo com a solução oferecida pela Executiva Outsourcing. 

Necessidade de conformidade

“Esse comprometimento foi reforçado pela crescente necessidade de conformidade com a proteção de dados trazida pela LGPD e o controle rigoroso da documentação de terceiros, essenciais para garantir o acesso seguro às instalações industriais”, complementa Martins.

Segundo o Gerente da Berry Global, a verdadeira virada de jogo veio com a capacidade da Executiva Outsourcing de não apenas entender, mas também antecipar e criar soluções para as demandas específicas da companhia. 

Flexibilidade e inovação

Seja na liberação ágil de trabalhadores para tarefas de manutenção urgentes ou na integração de processos financeiros para evitar discrepâncias de cobrança, a Executiva mostrou uma flexibilidade e inovação notáveis. “O desenvolvimento de um link dedicado que informa os documentos necessários para cada atividade e permite apenas a liberação de funcionários devidamente qualificados exemplifica a eficiência dessa parceria”, ressalta Martins.Samuel Martins, Gerente de EHS da Berry Global

Além das soluções técnicas, a colaboração entre as duas empresas se aprofundou em níveis operacional e cultural. Nesse sentido, a parceria assumiu um papel ativo na educação dos gestores da Berry Global, desmistificando a percepção de que a Gestão de Terceiros seja, exclusivamente, uma responsabilidade da área de Saúde e Segurança (HS). 

Compreensão interna

Na avaliação do Gerente de EHS da Berry Global, essa abordagem educativa promoveu uma mudança cultural significativa, reforçando a importância da Gestão de Terceiros como um programa de controle do contratante, independentemente do setor que ele ocupa na organização. 

“A educação tem que partir da própria fábrica. Ou seja, se o seu supervisor não entendeu o papel da Executiva, o seu fornecedor também não irá compreendê-lo. A partir do momento em que os gestores entendem a importância dos processos, porque isso está evitando que eles corram riscos, fica tudo mais fácil. Compreender que o SG3 é um escudo, e não uma ferramenta de bloqueio”, exemplifica Martins.

Auditoria de terceiros 

O Gerente de EHS da Berry Global contou que, no atual momento, a demanda da companhia consiste em auditar todas as empresas terceiras que atendem à multinacional. “Eu passei para a Executiva todos os aspectos que preciso avaliar em relação a eles e a Executiva está trabalhando nesse escopo agora. Hoje, temos alinhado com a Executiva tudo o que envolve a Gestão de Terceiros, como a parte de documentação, liberação de trabalhos especiais, avaliação e controle de catraca.”

Conforme Martins, a própria Berry Global tem sido auditada pela Executiva Outsourcing. Incluímos nossos colaboradores no que diz respeito às liberações, ou seja, entramos também como uma empresa cliente. Ela fala, por exemplo: “seu mecânico está com os documentos em dia e pode trabalhar em altura. Ou, não pode, pois está com treinamento pendente”.

A importância da Uniex

Para o gerente de EHS da Berry Global, as ferramentas desenvolvidas pela Executiva Outsourcing voltadas à educação e treinamentos, como a plataforma Uniex, também contribuem consideravelmente para uma melhor compreensão de funcionários e terceiros. 

“Até brincamos com os funcionários aqui, que subir um documento no sistema é tão simples como eles publicarem uma foto em uma rede social. Tem vídeos curtos, de três minutos, para cada tipo de atividade, que se a minha filha de cinco anos assistir, ela conseguirá acessar e realizar a interatividade. Eu costumo falar com todos os gestores que o programa serve como um crivo entre os bons e maus fornecedores: a empresa que dá trabalho de cadastro no SG3 é a que também dará trabalho na emissão de nota, ficará te ligando de 15 em 15 minutos para saber o dia em que o pagamento cai (sendo que está tudo tabelado), etc. Basta acessar e consumir o conteúdo”, recomenda Martins.

Controle da gestão, de qualquer lugar

A facilidade para acessar o controle da Gestão de Terceiros é outro ponto destacado pelo executivo. “Hoje, de casa, se a gente quiser entender por que o funcionário foi bloqueado, a gente consegue. Facilita até a abertura dos usuários. Às vezes um terceiro está com alguma inconsistência no atestado. Daí vai até a empresa de saúde, que corrige o erro, e ele já envia uma foto através do smartphone, o que já propicia agilidade de liberação. Para nós também. Muitas vezes estamos no chão de fábrica e alguém nos contacta informando sobre algum bloqueio, e conseguimos checar no próprio telefone celular. Toda essa evolução constante que a Executiva apresenta – e cada ano tem uma novidade diferente e boa – é muito útil e facilita a nossa vida”, celebra.

Parceria estratégica

A história da parceria entre a Executiva Outsourcing e a Berry Global é um exemplo inspirador de como a colaboração, inovação e comprometimento mútuo podem superar desafios iniciais e conduzir a melhorias operacionais significativas. 

Este caso de sucesso ilustra o poder da parceria estratégica em catalisar mudanças positivas e duradouras dentro das organizações, estabelecendo um novo padrão para a Gestão de Terceiros na indústria.

Até o ano de 2015, cada uma das plantas da Yara Brasil,  líder em nutrição de plantas, realizava a Gestão de Terceiros de uma forma independente, o que dificultava a auditoria da documentação dos fornecedores, uma vez que milhares de documentos precisam ser gerados mensalmente.

Conforme relata a Analista de Gestão de Terceiros da Yara Brasil, Neri Traesel, esta ausência de integração motivou a procura pela Executiva Outsourcing, empresa que detém expertise nesse segmento.

O contrato foi assinado em 22 de janeiro de 2016, sendo que, em abril do mesmo ano, 337 vidas foram auditadas. O sucesso da parceria é tamanho que, sete anos depois, este número saltou para 7.601 colaboradores terceiros.

“A Executiva nos deu o suporte para fazer a implementação do sistema SG3 que nos permitiu entender as novas normas e exigi-las das empresas terceiras”, destaca Neri.

Conformidade com a legislação

A analista observa que em 2017, quando foi sancionada a Lei da Terceirização, a maioria das empresas brasileiras ainda engatinhava na área de Gestão de Terceiros, mas a Yara Brasil já havia implementado e estava em um estágio de implementação dos processos. “Nossa fiscalização já era rígida, mas a partir deste momento, nenhum fornecedor entrava mais na Yara Brasil sem estar em conformidade com todo o processo no SG3”, reforça Neri.

De acordo com a analista, a implementação da Gestão de Terceiros na Yara Brasil teve início com as unidades de Nutrição de Plantas (fertilizantes), chegando, posteriormente, às unidades químicas, sediadas em Paulínia e Cubatão (SP). “Cada planta demanda cerca de dois anos para a adaptação. Estamos, atualmente, na fase final dos processos de estabilização, mas podemos dizer que evoluímos bastante desde 2016.”

Principais benefícios

A parceria entre a Executiva Outsourcing e a Yara Brasil tem contribuído para que a empresa obtenha diminuição real do passivo trabalhista, maior controle sobre o acesso compliance dos terceiros nas unidades, mitigação dos acidentes de trabalho, atenção às leis trabalhistas e melhor administração dos prestadores de serviço.

“O divisor de águas foi a expertise na auditoria da documentação, que agregou a padronização dos processos. Hoje, por exemplo, se houver acidente de trabalho ou reclamação trabalhista, nós sabemos exatamente onde está o documento e podemos atestar sua validade. Além de cumprir o nosso papel de fiscalizar nossas empresas terceiras, temos tudo validado em um mesmo lugar, com a garantia de que foi analisado por um técnico”, celebra Neri.

Importância do SG3

Na avaliação da Analista de Gestão de Terceiros da Yara Brasil, o sistema SG3 exerce um papel crucial para o sucesso da parceria. Atualmente, a empresa gera de 25 mil a 30 mil documentos/mês para a Executiva auditar, uma alta carga documental que dificilmente seria viável caso estivesse dentro de uma planta em cópia física.

Ao todo, mais de 1,5 milhão de documentos e cerca de 100 mil vidas referentes à empresa já passaram pelo SG3. “A flexibilidade do sistema é outro ponto muito relevante. Quando começamos, ele era mais limitado e oferecia recursos customizados. Hoje, consegue se adaptar rapidamente a qualquer necessidade que a companhia venha a ter. Isso faz muita diferença”, pontua Neri.

Comprometimento que faz a diferença

Hoje, a Executiva tem auxiliado a Yara Brasil no que diz respeito aos seus grandes desafios acerca dos fornecedores, o que inclui o acompanhamento da legislação vigente, contratação de empresas que tenham todos os documentos exigidos por lei e capacidade de adequação.

“Nós reunimos os fornecedores que apresentam mais dificuldades e prestamos uma monitoria. A Executiva também atua como uma espécie de consultoria para o fornecedor. Dessa forma, trazemos ele para o nosso lado, em uma relação em que todos ganham”, observa Neri.

A abertura e a liberdade que a Yara Brasil tem para acessar o staff diretivo e o time de atendimento da Executiva é outro ponto mencionado pela Analista de Gestão de Terceiros. “Eu sempre digo: qual é a empresa em que o presidente se dá ao trabalho de perguntar como o cliente está se sentindo? A Executiva propicia isso. O Márcio [Pereira de Barros, Co-Founder] vem nos visitar e sempre demonstra atenção com a parceria”, ressalta.

Resumo da parceria Executiva Oursourcing/Yara Brasil:

Tempo de parceria: mais de sete anos (início em 22 de janeiro de 2016);
Colaboradores terceiros auditados: Mais de 80 mil vidas;
Objetivo: garantir o cumprimento das obrigações trabalhistas, fiscalizando as prestações de serviços dos fornecedores, orientando-os sobre suas obrigações documentais legais, bem como seus prazos;
Resultados obtidos: diminuição real do passivo trabalhista; maior controle sobre o acesso compliance dos terceiros nas unidades; mitigação de acidentes de trabalho e maior atenção às leis trabalhistas; melhor administração dos prestadores de serviços, de modo que cumpram corretamente as atividades para as quais foram contratados.