Construção civil: como a gestão documental evita paralisações e passivos trabalhistas

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A gestão documental na construção civil é um dos pilares para garantir a continuidade das obras, reduzir riscos jurídicos e evitar passivos trabalhistas. Em um setor onde a alta rotatividade de mão de obra e a presença de múltiplos prestadores de serviço são uma realidade, manter o controle sobre a documentação de terceiros e colaboradores é uma necessidade estratégica.

Neste artigo, explicamos como a falta de controle sobre documentos trabalhistas e de segurança pode comprometer o andamento da obra, e como implementar um processo de gestão eficaz para evitar prejuízos e garantir conformidade legal.

De acordo com o Panorama da Construção 2023, lançado pela Câmara Brasileira da Indústria da Construção (CBIC), mais de 60% das paralisações de obras públicas ocorrem por falhas de documentação ou inadequação contratual, o que demonstra o impacto direto da gestão documental na operação.

Leia também: 3 dicas definitivas para evitar os riscos na contratação de terceiros

Por que a gestão documental é crítica na construção civil?

A construção civil é um dos setores com maior complexidade regulatória no Brasil, com inúmeras obrigações legais em canteiros de obra, como a apresentação de documentos exigidos pela CLT, NR-18, NR-35, além de convenções coletivas e legislações municipais e estaduais.

Sem um sistema eficaz de controle, documentos como ASOs (Atestados de Saúde Ocupacional), certificados de treinamentos obrigatórios (ex: trabalho em altura), comprovantes de entrega de EPIs e registros de vínculo empregatício podem ficar desatualizados ou ausentes — colocando a empresa em risco de:

  • Multas e interdições por fiscalização
  • Paralisação de obras por descumprimento de normas
  • Responsabilidade solidária em processos trabalhistas
  • Inadimplência em contratos com órgãos públicos ou grandes incorporadoras

Riscos da má gestão documental x Soluções preventivas

Problema recorrente Consequência para a obra Solução com gestão documental
Falta de ASO ou exames periódicos Multas e afastamentos legais Controle digital de validade e alertas
Terceirizado sem registro em carteira Ação trabalhista com responsabilidade solidária Validação prévia de documentação do prestador
Ausência de treinamento obrigatório (NR-35, NR-18) Interdição da atividade e paralisação Checklists integrados e cobrança preventiva
Atraso na entrega de folhas de pagamento ou FGTS Rescisões contestadas e impactos financeiros Auditoria mensal automatizada

Como implementar uma gestão documental eficiente no canteiro de obras?

  1. Mapeie os documentos obrigatórios por função e risco

Cada cargo dentro da obra exige uma documentação específica. Um servente, um eletricista e um trabalhador em altura, por exemplo, têm exigências legais distintas. O mapeamento ajuda a evitar generalizações e lacunas.

  1. Padronize os processos com prestadores de serviço

A terceirização na construção civil exige ainda mais rigor documental. É fundamental estabelecer contratos claros, exigir documentação desde o onboarding e manter um canal direto de atualização contínua.

  1. Digitalize e centralize os documentos

Sistemas de gestão documental digital permitem controlar prazos de validade, receber alertas automáticos e gerar relatórios em tempo real. Isso reduz erros manuais e facilita auditorias internas ou externas.

  1. Audite e atualize periodicamente

Não basta coletar a documentação no início do projeto. A cada mês, devem ser feitas conferências de validade, atualizações de folha, comprovação de recolhimentos e evidências de treinamentos, evitando acúmulo de passivos trabalhistas no setor de construção.

Gestão documental na construção civil como diferencial competitivo

Como você pôde observar neste artigo, a gestão documental na construção civil deixou de ser apenas uma exigência legal. Em grandes obras e concorrências públicas, ela já é critério de escolha para contratação. Empresas com estrutura madura nesse aspecto conseguem evitar paralisações por falta de documentação, reduzir custos jurídicos e transmitir mais segurança aos contratantes.

A Executiva atua com soluções completas para controle de documentos trabalhistas em obras, integrando compliance, tecnologia inovadora através do sistema SG3 e acompanhamento contínuo de terceiros por meio de auditorias ativas — com foco na prevenção de riscos e na fluidez operacional.

Quer proteger sua obra de imprevistos e passivos invisíveis? Agende uma conversa com nosso time e veja como implementamos essas medidas no seu canteiro de obras.

Chame no WhatsApp: (11) 93414-7700 | E-mail comercial@executiva.com.br

Terceirização na indústria: como mitigar riscos e garantir eficiência operacional

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A terceirização de mão-de-obra na indústria é uma prática consolidada em muitos setores produtivos. Seja em áreas como logística, manutenção, segurança, limpeza, facilities ou até no apoio à produção, a presença de terceiros é cada vez mais comum para garantir flexibilidade, redução de custos e foco no core business.

Contudo, sem uma gestão de terceiros bem estruturada, essa prática pode trazer riscos trabalhistas, operacionais e de compliance, que impactam diretamente a produtividade e a reputação das empresas.

Neste artigo, vamos demonstrar como mitigar riscos na terceirização industrial e implementar uma abordagem que alia segurança jurídica e eficiência operacional. Ao final, você entenderá por que contar com uma consultoria em gestão de terceiros faz toda a diferença para o sucesso da operação.

Leia também: Fornecedores ideais: 3 principais desafios na escolha e como superá-los com tecnologia

Terceirização na indústria: por que ela cresce tanto?

A terceirização se tornou peça-chave para a competitividade industrial. Segundo estudo da Confederação Nacional da Indústria (CNI), 69% das indústrias brasileiras utilizam serviços terceirizados em pelo menos uma etapa da operação, sendo que a maioria reconhece ganhos em eficiência e agilidade (Pesquisa CNI, 2022).

Ao permitir que a empresa concentre esforços em áreas estratégicas, a terceirização ajuda a reduzir custos fixos, aumentar a escalabilidade e ajustar o time operacional conforme a demanda.

Todavia, esses benefícios só se concretizam quando a terceirização é feita com responsabilidade, critérios técnicos e governança adequada.

Conheça os principais riscos da terceirização na indústria

Mesmo com ampla utilização, muitos gestores ainda subestimam os riscos da terceirização na indústria. Os mais recorrentes, incluem:

  • Riscos trabalhistas na indústria: passivos gerados por má gestão de folha, jornadas, EPIs ou condições de trabalho inadequadas.
  • Falta de controle de acesso e segurança: terceiros circulando em áreas críticas sem monitoramento, colocando em risco pessoas, processos e dados.
  • Não conformidade com normas legais e regulatórias: especialmente em setores que demandam alto nível de rastreabilidade e auditoria. Aqui, a conformidade legal na terceirização se torna um fator-chave para evitar sanções.
  • Impacto na performance da linha produtiva: profissionais desqualificados, alta rotatividade e ausência de indicadores comprometem a produtividade.

Ignorar esses fatores pode comprometer toda a cadeia produtiva, além de gerar responsabilidade solidária para a contratante, conforme previsto pela legislação trabalhista.

Como mitigar riscos e garantir eficiência com terceirizados?

Para transformar a terceirização em uma vantagem competitiva, e não em um passivo oculto, algumas boas práticas são determinantes:

  1. Estabeleça critérios técnicos de contratação

Escolha fornecedores com histórico comprovado, compliance validado e estrutura para atender às exigências da sua indústria.

  1. Formalize contratos com cláusulas claras

Inclua obrigações relacionadas à saúde e segurança, metas operacionais, responsabilidade solidária e gestão de pessoal. A assessoria jurídica especializada é indispensável nesse processo.

  1. Acompanhe indicadores de performance (KPIs)

Mensure produtividade, qualidade e segurança dos terceirizados. Isso permite ajustes ágeis e garante alinhamento com os objetivos industriais.

  1. Implemente uma gestão centralizada de terceiros

Utilize sistemas, processos e equipes focadas exclusivamente na gestão de terceiros na indústria, promovendo controle, rastreabilidade e prevenção de riscos.

  1. Promova treinamentos e integração operacional

Integrar o terceirizado à cultura da empresa e às práticas de segurança garante maior alinhamento e resultados consistentes.

Terceirização na indústria exige gestão profissional

Contar com parceiros terceirizados é uma necessidade real para a indústria moderna. No entanto, o que diferencia operações bem-sucedidas daquelas que acumulam problemas é a qualidade da gestão dos terceiros envolvidos.

Na Executiva, temos expertise em gestão estratégica de terceiros na indústria, atuando com foco em compliance, prevenção de riscos e melhoria contínua dos processos operacionais. Nossa atuação engloba desde auditorias, mapeamentos e homologação de fornecedores até a gestão de facilities industriais, com visão integrada e foco em resultados.

Quer saber como aplicar a terceirização de forma segura e eficiente na sua indústria? Entre em contato agora mesmo com o nosso time comercial e descubra como mitigar os riscos das suas operações industriais. Nosso time pode mapear com você os gargalos críticos e estruturar um plano sob medida.

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Terceiros com acesso a dados sensíveis: 3 riscos invisíveis para a sua empresa

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Em um cenário cada vez mais orientado à proteção das informações, terceiros com acesso a dados sensíveis representam uma vulnerabilidade muitas vezes negligenciada pelas empresas. Mesmo com políticas internas bem definidas, é comum que prestadores de serviços externos tenham algum nível de acesso a informações estratégicas, pessoais ou confidenciais.

O estudo global Cost of a Data Breach Report, realizado pela IBM Security em parceria com o Ponemon Institute aponta que 19% das violações de dados em 2023 envolveram fornecedores ou parceiros terceirizados, um dado que reforça o impacto direto da cadeia de terceiros na segurança da informação das empresas.

Em 2023, a Latitude Financial, empresa de serviços financeiros da Austrália, sofreu um dos maiores vazamentos de dados do país. O ataque cibernético começou justamente por meio de um fornecedor terceirizado, que teve credenciais comprometidas. O resultado: dados de mais de 14 milhões de clientes expostos, incluindo documentos de identidade e informações financeiras. A empresa enfrentou prejuízo financeiro, perda de confiança e investigações regulatórias.

Mas quais são os riscos invisíveis dessa exposição? E como proteger seu negócio de consequências jurídicas, reputacionais e financeiras?

Neste artigo, vamos explicar os principais riscos com terceiros que lidam com dados sensíveis na terceirização e o que sua empresa pode fazer para atuar de forma preventiva e segura. Boa leitura! 

Leia também: Mitigação de Riscos na Gestão de Terceiros: como proteger sua empresa de passivos ocultos?

 

  1. Vazamento de dados estratégicos

Muitas organizações concentram esforços na proteção de seus sistemas internos, mas se esquecem de mapear o nível de acesso concedido a parceiros terceirizados. Isso pode abrir brechas para o vazamento de dados sensíveis, tais como:

  • Informações de clientes e fornecedores;
  • Planos de negócios e documentos contratuais;
  • Dados pessoais de colaboradores (como CPF, endereço e prontuários médicos).

Em um eventual incidente, a responsabilidade recai também sobre o tomador do serviço, especialmente à luz da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Por isso, a gestão de risco empresarial precisa incluir tanto as ações internas quanto o monitoramento da atuação dos terceiros envolvidos nas rotinas operacionais.

  1. Uso indevido de acessos físicos e digitais

Outro risco invisível é o uso indevido de credenciais ou acessos físicos, muitas vezes concedidos sem um controle rigoroso. Empresas terceiras podem ter:

  • Chaves de áreas restritas;
  • Crachás de acesso irrestrito;
  • Logins compartilhados em sistemas ou planilhas;
  • Participação em grupos de WhatsApp corporativos.

O resultado pode ser desde a perda de documentos até o comprometimento de informações críticas. A ausência de uma política clara de controle de acessos para terceiros aumenta significativamente esse risco — e o pior: sem deixar rastros imediatos.

  1. Fragilidade contratual e ausência de cláusulas de confidencialidade

Por fim, você sabia que muitos contratos com terceiros não incluem cláusulas específicas sobre proteção de dados, sigilo e responsabilização? Sem essa blindagem jurídica, torna-se difícil agir em caso de incidente, além de enfraquecer a posição da empresa diante de órgãos fiscalizadores ou em uma ação judicial.

Nesse sentido, é fundamental garantir que os contratos contenham:

  • Cláusulas de confidencialidade robustas;
  • Definição clara de quais dados podem ser acessados;
  • Regras sobre descarte de informações e devolução de materiais;
  • Previsão de penalidades por uso indevido de dados.

Essa é uma das primeiras etapas para uma gestão de terceiros eficaz e segura.

 

Como mitigar esses riscos invisíveis?

A boa notícia é que os riscos com terceiros podem ser mitigados com uma gestão estratégica e preventiva, que envolva:

  • Mapeamento de riscos terceirizados (por área, tipo de dado acessado e frequência de contato);
  • Auditorias periódicas e controles de acesso atualizados;
  • Treinamentos e orientações aos prestadores de serviço sobre sigilo e responsabilidade;
  • Padronização contratual, com apoio jurídico especializado.

Sem dúvida alguma, contar com o suporte de uma empresa especializada em gestão de terceiros e riscos corporativos ajuda a aplicar essas práticas com expertise e segurança, sem sobrecarregar sua equipe interna.

 

Conte com a Executiva para auxiliar o seu negócio

Na Executiva, atuamos com uma metodologia estruturada para gestão de terceiros com acesso a dados sensíveis, integrando compliance, segurança da informação, jurídico e operações.

Apoiamos sua empresa na identificação de riscos invisíveis, estruturação de contratos, definição de acessos e implementação de políticas claras. Tudo para garantir que a terceirização seja um diferencial — e não uma ameaça — ao seu negócio.

Quer saber como proteger melhor sua empresa? Fale com nossos especialistas e obtenha mais detalhes sobre as capacitações personalizadas da Executiva. Mais do que alertar sobre os riscos, nós ajudamos a eliminar falhas estruturais na sua cadeia de terceiros.

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